PIT- 4R jest uważany za deklarację pobranych przez płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w związku z tym suma zaliczek wpłaconych do urzędu Skarbowego powinna równać się ze stanem w niej zawartym. Te dane trafiają do Urzędu Skarbowego ze względu na przekazywanie danych o zaliczkach na podatek dochodowy przekazywanych do urzędu przez płatnika. Reasumując PIT-4R jest to deklaracja płatnika czyli osoby obliczającej, pobierającej zaliczki na podatek i wpłacającej do Urzędu Skarbowego. Owej deklaracji nie przygotowywuje podatnik, który wpłaca zaliczki na podatek tylko za siebie. W 2018 roku PIT-4R składa się do 31 stycznia 2019 roku. W przypadku gdy podatnik zamknie swoja działalność przed ukończeniem roku, PIT-4R składa za okres działania do momentu zamknięcia. Deklaracje można składać elektronicznie lub formie tradycyjnej jeśli mowa o mniejszych podatnikach, więksi (zatrudnia ponad 5 osób) tylko w formie elektronicznej. PIT-4R składa się do Urzędu Skarbowego według miejsca zamieszkania płatnika, właściciela działalności gospodarczej albo siedziby działalności lub miejsca jej prowadzenia.
PIT-4R sporządza się w jednej kopii, drugi ewentualnie w celach dowodowych. W związku z tym PIT-4R bezpośrednio trafia do Urzędu Skarbowego. Nie otrzymuje go podatnik.
Kwoty zaliczek na podatek faktycznie pobierane przez płatnika wpisuje się do deklaracji. Występuje też inny przypadek gdy deklaracja żąda wyraźnie wskazane kwoty należnych, nawet w przypadku gdy nie zostaną one pobrane.
PIT-4R przygotowywujemy jedynie jedną deklarację, ilość deklaracji nie jest zależna od ilości pracowników. Dana deklaracja powinna zawierać ilość świadczeniobiorców czyli pracowników za których płatnik opłaca zaliczki, sumę zaliczek, które zostały pobrane, oraz wysokość wynagrodzenia płatnika.
W związku z tym, że deklarację sporządza się tylko jedną – obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji wynagrodzeń oraz podsumowania wynagrodzeń wypłacanych w danym zakładzie pracy z danego rodzaju źródła w okresach miesięcznych.
